廣東省商業美術設計行業協會檔案管理制度
為規范協會檔案管理工作，保證檔案的完整及保密性，理順工作程序，明確工作職責，根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理規定，結合本協會檔案工作的實際情況，制定本制度。
一、檔案歸檔范圍
1.協會的章程、制度、通知、申請、批示、文件、合同等資料；
2.協會會員檔案，換屆資料；
3.與協會活動相關的資料，如活動的策劃書、正式活動實施方案；
4.聘用人員合同，人事檔案資料；
5.會議記錄，新聞媒體相關報道；
6.財務賬薄、憑證；
7.照片、錄音錄像（光盤、優盤等）；
8.基本建設相關材料；
9.工作計劃、工作總結；
10.網上的電子信息（光盤、優盤、硬盤等）；
12.其他相關資料；
以上資料是協會各項活動的真實記錄，也是協會會開展工作的重要依據，必須歸檔保存。
第二條 檔案管理
1.檔案整理、管理工作由秘書處負責，要求存檔的各種資料必須整潔齊備。
2.對遞交的材料要按照順序存檔。
第三條 檔案使用
1.任何使用協會檔案的人，需要到秘書處登記，并由專職人員將所需檔案找出交相關人員使用。
2.使用檔案要注意檔案的完整與清潔，不斷隨意損毀檔案。
3.使用中丟失，要將情況及時報秘書處，并進行丟失登記。
4.使用完畢后要及時交還秘書處，并注銷登記。
5.任何查閱人員，必須保證檔案完整，未經批準不得隨意在檔案上涂改，帶出、復印。
第四條 檔案管理工作流程
1.協會資料由秘書處及時收集整理。
2.秘書處整理好資料后交會長審查。
3.通過會長審查后，資料交由秘書處規整存檔。
第五條、檔案銷毀：
保存的檔案超過期限或該檔案作廢時，經會長批準，由專人銷毀，并在檔案銷毀記錄中登記，以防丟失。
本制度自頒布之日起實行，制度最終解釋權歸協會秘書處。
廣東省商業美術設計行業協會
2020年1月1日
