關(guān)于規(guī)范協(xié)會對內(nèi)對外公文管理的通知
協(xié)會各部門：
附件：廣東省商業(yè)美術(shù)設(shè)計行業(yè)協(xié)會公文處理規(guī)定
廣東省商業(yè)美術(shù)設(shè)計行業(yè)協(xié)會
第一章 總 則
第一條 為適應廣東省商業(yè)美術(shù)設(shè)計行業(yè)協(xié)會（簡稱粵商美設(shè)協(xié)）規(guī)范化、制度化、科協(xié)化管理的要求，建立健全公文管理制度，提高公文處理的質(zhì)量和效率，根據(jù)公文處理的有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。
第二條 公文是傳達方針、發(fā)布指示、請示和答復問題、指導和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具，因此，必須認真做好公文管理工作。
第三條 公文處理必須做到準確、及時、安全，行文要少而精，注重效用。公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、立卷、歸檔和銷毀。
第二章 公文主要種類
第四條 適用的公文種類主要有：
（一）決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要事項，用“決議”。
（二）通知：發(fā)布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬部門的公文、批轉(zhuǎn)下級部門的公文，要求下級部門辦理的需要通知或執(zhí)行事項，任免和聘用干部，用“通知”。
（三）通報：表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況，用“通報”。
（四）報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”；向上級請示指示、批準，用“請示”。
（五）批復：答復下級部門請示事項或?qū)ο录壊贾霉ぷ鳎谩芭鷱汀薄?br /> （六）函：相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關(guān)主管機關(guān)提出請示，用“函”。
（七）會議紀要：傳達會議決定事項和主要精神，作“會議紀要”。
（八）工作計劃：進行工作計劃安排部署，用“工作計劃”。
第三章 公文格式
第五條 公文一般由標題、發(fā)文號、簽發(fā)人、主送機關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時間、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)份數(shù)等部分組成。
（一） 公文標題：應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。
（二） 發(fā)文字號：包括粵商美設(shè)協(xié)代字、年號、順序號，粵商美設(shè)協(xié)發(fā)文用“粵商美設(shè)協(xié)”，秘書處發(fā)文用“粵商美設(shè)秘”。發(fā)文由辦公室統(tǒng)一編號。
（三） 公文除會議紀要外，應當加蓋公章；上級的公文應當在首頁注明簽發(fā)人姓名。
（四） 公文如有附件，應在公文之后注明附件名稱和順序。
（五） 公文的落款日期以領(lǐng)導簽發(fā)的日期為準，印發(fā)日期與落款日期一般不超過3天。
（六） 公文主題詞參照國務院辦公廳秘書局印發(fā)的《國務院公文主題詞表》標引，在落款日期之下頂格書寫。
第六條 向上級部門的行文，應主報一個部門，如需報送其他相關(guān)的上級部門，可用抄報形式。
第七條 “請示”應當一文一事，一般只寫一個主送部門，如需同時送其他部門，應用抄送形式，但不得同時抄送下級部門。在“報告”中不得帶請示事項。
第四章 公文的收文管理
第八條 公文收文的流程包括傳遞、簽收、登記、分布、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等。
第九條 所有報（送）粵商美設(shè)協(xié)的公文由辦公室負責收受，其他部室一般不直接收受批辦公文，如因特殊情況收受后應立即送辦公室進入正常的收辦文程序，所有來文除署名的以外，由辦公室拆封，并根據(jù)文件內(nèi)容進行登記和編號，并附上《文件處理表》。
第十條 經(jīng)登記編號的文件，由辦公室主任提出擬辦意見，閱件直接分送領(lǐng)導傳閱，辦件分送有關(guān)部室。重要的文件必須呈執(zhí)行秘書長和秘書長批示，一般的公文或業(yè)務性的公文呈分管領(lǐng)導閱批后送有關(guān)部室閱處。緊急公文應提出辦理時限。公文擬辦意見要準確、恰當。對秘書長批示的重要文件，要根據(jù)指示意見交承辦部室辦理和答復。辦公室負責領(lǐng)導批辦件的交辦督辦，并做好反饋情況記錄，定期向秘書長匯報。
第十一條 承辦部室在收到需辦理的文件后應當抓緊辦理，不得延誤、推諉，一般文件要在七個工作日完成，對確不屬于本部室職權(quán)范圍的，應及時退回辦公室，并說明理由、辦理內(nèi)容涉及兩個以上部室的，由部室協(xié)商辦理，如有問題，請示分管領(lǐng)導協(xié)調(diào)。承辦中須發(fā)文的，按業(yè)務所屬范圍，由職能部室擬稿。
第十二條 傳閱件一般要求三天內(nèi)處理完，由辦公室收回。對已送領(lǐng)導指示和交辦部室辦理的公文，辦公室要適時催閱、催辦。
第五章 公文的發(fā)文管理
第十三條 公文發(fā)文的流程包括擬稿、審核、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、分送、立卷、歸檔、銷毀等。
第十四條 草擬公文的基本要求：
（一） 符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。
（二） 情況確實，觀點明確，條理清楚，書寫工整，標點準確，用詞用字準確、規(guī)范，篇幅力求簡短。
（三） 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為 “1”,第四層為 “（1）”。
（四） 根據(jù)行文的性質(zhì)、內(nèi)容及范圍，正確使用文種、辦文程序。
第十五條 文稿草擬后，必須由承辦部室分管領(lǐng)導和協(xié)辦部室分管領(lǐng)導分別進行審核會簽。承辦部室分管領(lǐng)導的審核主要是把好公文的政策關(guān)、可行關(guān)和文字質(zhì)量關(guān)。承辦部室主管領(lǐng)導審核簽字后，如有協(xié)辦部室，應由協(xié)辦部室分管領(lǐng)導會簽。
第十六條 以粵商美設(shè)協(xié)名義發(fā)文原則上必須由秘書長簽發(fā)；以秘書處名義發(fā)文由秘書長授權(quán)分管副會長或副秘書長簽發(fā)。向上級部門的重要請示、報告，經(jīng)分管簽發(fā)公文審簽后，由會長簽發(fā)。各部門發(fā)文由分管領(lǐng)導簽發(fā)。領(lǐng)導簽發(fā)公文應署自己的意見、姓名和時間。
第十七條 公文送領(lǐng)導簽發(fā)后，必須由辦公室核稿，主要把好行文確認關(guān)、會簽關(guān)和公文體例格式程序關(guān)。經(jīng)辦公室核稿后進行編號、打印、上報或下發(fā)。
第十八條 發(fā)文應統(tǒng)一使用粵商美設(shè)協(xié)的發(fā)文稿紙，用碳素墨水書寫，嚴禁在原稿上使用鉛筆、圓珠筆、紅筆，字跡端正，不允許貼頁、截頁。
第十九條 公文發(fā)出前須由辦公室進行發(fā)文登記。登記內(nèi)容：發(fā)文字號、登記時間、簽發(fā)領(lǐng)導、標題、主題詞、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、發(fā)文范圍、發(fā)文份數(shù)、發(fā)出時間等。
第二十條 粵商美設(shè)協(xié)、秘書處的文件、函件和會議紀要，經(jīng)編文號后方可打印，特殊情況需打印未經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)的文稿大樣，須經(jīng)辦公室主任或文秘負責人批準，公文打印必須使用統(tǒng)一的文件函頭紙，統(tǒng)一格式。
第二十一條 修擬稿人負責文校，大樣的校對和文件裝訂，最后由文秘口把關(guān)和蓋章發(fā)出。
第六章 公文的閱卷、歸檔和銷毀
第二十二條 公文立卷、歸檔是按規(guī)定對公文的日后備查使用的歸類、裝訂、整理，是公文運轉(zhuǎn)的最后環(huán)節(jié)。
第二十三條 各部室辦理完畢的公文應及時退回辦公室，需要長期使用的公文必須在次年第一季度前清退完畢，需用時辦理借閱手續(xù)，個人不得保存應歸檔的文件。
第二十四條 公文辦完后，辦公室應根據(jù)檔案管理規(guī)定及時將公文定稿、正文和有關(guān)材料整理后歸檔。根據(jù)文件相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷歸檔。
第二十五條 對沒有存查價值或不需歸檔的多余公文，須經(jīng)辦公室主任核準后，進行登記造冊后銷毀。
第七章 附 則
第二十六條 一切對外發(fā)文和網(wǎng)絡(luò)文件發(fā)文(指各招生簡章等)由辦公室統(tǒng)一編號，再由執(zhí)行秘書長審核，最后由副會長兼秘書長簽名出文。
第二十七條 本辦法適用于粵商美設(shè)協(xié)、秘書處以及下屬單位行文。
第二十八條 本辦法由廣東省商業(yè)美術(shù)設(shè)計行業(yè)協(xié)會負責解釋。
第二十九條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。
廣東省商業(yè)美術(shù)設(shè)計行業(yè)協(xié)會
二○一二年十一月一日
